Deutschland schreibt ODF und PDF/UA als verbindliche Dateiformate für die gesamte öffentliche Verwaltung vor. Diese Entscheidung im Rahmen des Deutschland-Stacks soll digitale Souveränität stärken und Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern verringern. Die vollständige Umsetzung ist für 2028 geplant.

Verbindlicher Wechsel zu offenen Formaten

Der Schritt markiert einen klaren Bruch mit proprietären Formaten wie Microsofts .doc, .ppt oder .xls. Künftig sind für offizielle Verwaltungsdokumente ausschließlich das Open Document Format (ODF) und der barrierefreie Standard PDF/UA erlaubt. Die Entscheidung fiel auf der Frühjahrssitzung des IT-Planungsrats am 18. März 2026 und ist für Bund, Länder und Kommunen bindend.

Anzeige

Während die Verwaltung auf neue Dateistandards umstellt, bleibt die professionelle Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe entscheidend für einen seriösen Auftritt. Dieser kostenlose Report zeigt Ihnen, wie Sie moderne Korrespondenz rechtssicher nach der neuesten DIN 5008 umsetzen. Endlich: Fertige Word-Vorlagen für perfekte Geschäftsbriefe nach DIN 5008

Hinter der Maßnahme steht eine klare Strategie: „Die festgelegten Standards für den Deutschland-Stack sind jetzt für alle Verwaltungsebenen verbindlich“, erklärt Dr. Markus Richter, Staatssekretär im Bundesministerium für Digitales und Staatliche Modernisierung. Ziel sei ein Ökosystem, in dem Wirtschaft und Bürger mit weniger Bürokratie mit dem Staat interagieren können.

Digitale Souveränität als Kernziel

Der Deutschland-Stack ist das ambitionierte Projekt für eine souveräne, interoperable digitale Infrastruktur. Seine Grundprinzipien – „Made in EU first“, offene Schnittstellen und Open-Source-Entwicklung – sollen verhindern, dass sich Behörden in Abhängigkeiten von einzelnen IT-Konzernen begeben.

Die Wahl der Formate ist dabei bewusst getroffen. ODF als ISO-genormtes, XML-basiertes Format garantiert langfristige Datenzugänglichkeit. PDF/UA stellt sicher, dass Dokumente auch für Menschen mit Behinderungen, etwa Nutzer von Screenreadern, zugänglich sind. Experten sehen in dem bundesweiten, verbindlichen Mandat einen Schritt, der über reine Empfehlungen anderer EU-Staaten hinausgeht.

Teil einer umfassenden Digitalisierungsoffensive

Die Format-Vorgabe ist kein Einzelprojekt. Sie fügt sich ein in eine Reihe von Initiativen zur Modernisierung des Staates. Dazu zählt die im Oktober 2025 beschlossene Modernisierungsagenda des Bundes, die Bürokratiekosten senken und Online-Dienste ausbauen will. Auch die Zulassung normaler E-Mails für dienstliche Kommunikation seit Januar 2026 gehört zu diesem Kurs.

Anzeige

Die Digitalisierung der Verwaltung erfordert nicht nur neue Formate, sondern auch ein effizientes Management Ihrer bestehenden Dokumente. Erfahren Sie in diesem Leitfaden, wie Sie Ihre digitale Ablage optimieren und wertvolle Zeit im Büroalltag sparen. Nie wieder wichtige Dokumente suchen: So digitalisieren Sie Ihre Ablage richtig

Zentral für die Koordination dieser Vorhaben ist das im Juni 2025 neu geschaffene Bundesministerium für Digitales und Staatliche Modernisierung. Es soll KI flächendeckend in öffentliche Dienstleistungen integrieren und die Digitalisierung beschleunigen.

Was die Umstellung für Behörden bedeutet

Bis zur vollständigen Umsetzung 2028 stehen umfangreiche Aufgaben an: IT-Systeme müssen modernisiert, Schnittstellen harmonisiert und Mitarbeiter geschult werden. Die Entscheidung wird die Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung nachhaltig verändern und Software-Anbieter unter Druck setzen, ODF umfassend zu unterstützen.

Die Document Foundation, Trägerorganisation von LibreOffice, begrüßt den Schritt. Er bestätige offene, herstellerneutrale Dokumentenformate als grundlegende Infrastruktur für eine demokratische und souveräne Verwaltung. Deutschland sendet damit auch ein Signal an andere EU-Mitglieder: Echte digitale Souveränität braucht offene Standards in jeder schicht der digitalen Infrastruktur.