Worin besteht Geschäftsprozessmanagement?
In den letzten Jahren ist das Interesse an Firmen, die Geschäftsprozesse verwalten und automatisieren, stark gewachsen. Der Einsatz der für diesen Zweck geeigneten IT-Tools ermöglicht eine noch bessere und genauere Überwachung und Optimierung der Implementierung einzelner Prozesse und damit eine Steigerung der Effizienz und Qualität des Firmenbetriebs. Das Business Process Management findet Anwendung in praktisch allen Geschäfts- und Betriebsszenarien, denen sowohl große als auch kleine Firmen folgen.
Der bereits in den 1990er Jahren emporgekommene Begriff des Geschäftsprozessmanagements dient der Konzeptdefinition des Unternehmensmanagements, einschließlich seiner Faktoren wie Identifizierung, Analyse, Optimierung und Messung von Prozessen. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Ansatz, der sich darauf konzentriert, alle Aspekte des Firmenbetriebs an die Bedürfnisse seiner Zielempfänger, d. h. Kunden, anzupassen. Zu diesem Zweck sind Ressourcen und streng definierte Regeln für die Erstellung von Produkten und Dienstleistungen erforderlich.
Ziel des Geschäftsprozessmanagements, also des Business Process Management (BPM), ist es, die Effizienz und Wirksamkeit der betrieblichen Tätigkeiten moderner Unternehmen und Organisationen zu steigern. Es wird derzeit mit speziellen IT-Systemen implementiert, die unter anderem in Bereichen des Firmenbetriebs, wie Verwaltung, Finanzen, Produktion und Kundenservice eingesetzt werden. Die wichtigste Komponente des Geschäftsprozessmanagements ist der Prozess und sein Kern.
Der Prozess an sich ist nichts anderes als eine Abfolge von durchgeführten Tätigkeiten, deren Hauptziel darin besteht, ein eng definiertes und gewünschtes Endergebnis zu erzielen. Prozesse, die in Firmen stattfinden, können in zwei Gruppen unterteilt werden – Kernprozesse, d. h. solche, die für den Firmenbetrieb von zentraler Bedeutung sind und unterstützende Prozesse, deren Störung den Betrieb zwar beeinträchtigen kann, ihn jedoch nicht zum Stillstand bringt. Es sollte angemerkt werden, dass diese Aufteilung sehr individuellen Kriterien unterliegt und von den Besonderheiten und dem Tätigkeitsbereich einer bestimmten Firma abhängig ist, denn die Kernprozesse eines Unternehmens können für ein anderes als unterstützend fungieren und umgekehrt.
Das Geschäftsprozessmanagement in der Praxis
Der Kern eines jeden Geschäftsprozesses ist die Schaffung eines Mehrwerts, der durch die Anwendung geeigneter Technologien, Kenntnisse und Fähigkeiten der Prozessteilnehmer umgesetzt wird. BPM ist ein Ansatz der Unternehmensführung, der durch Prozessmanagement erfolgt, dessen Fortschritt überwacht und dessen Qualität kontinuierlich verbessert wird (d. h. das Streben nach der sog. Process Excellence). Die effektive Implementierung wird durch hochfunktionale IT-Systeme der BPM-Klasse ermöglicht, deren Hauptaufgabe darin besteht, Prozesse zu automatisieren, den elektronischen Dokumentenumlauf zu unterstützen und sogenannte „Engpässe” zu managen.
Bevor er ordnungsgemäß gesteuert und verwaltet werden kann, muss jeder Geschäftsprozess zunächst gründlich dokumentiert werden und benannte Auftragnehmer, Ressourcen und spezifischen Leistungsindikatoren zugewiesen bekommen, die eine Überprüfung seines Fortschritts ermöglichen (sogenannte KPI oder Key Performance Indicators). Einige BPM-Klassensysteme (die am meisten unterstützend wirkenden agilen Methoden zur Bereitstellung von Lösungen) ermöglichen außerdem, neue Ideen zur Optimierung von Geschäftsprozessen oder zur Einführung neuer Dienstleistungen oder Formen des Kundenservice zu verifizieren und zu testen, und so ihre sichere und kostengünstige Praxiserprobung zu fördern. Solche Pilotprojekte sind Teil der immer beliebter werdenden Rapid-Prototyping- und Failure-as-a-Service-Trends (sog. FaaS).
BPM-Systeme ermöglichen die Steuerung einzelner Umsetzungsphasen, das Entwerfen und Überwachen des Workflows, das Zuordnen, Visualisieren und Analysieren von Prozessen sowie das Verwalten des Dokumenten- und Informationsflusses in der Firma.
Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Funktionsweise von BPM-Systemen
Eine sehr wichtige Rolle bei der effizienten Verwaltung von Geschäftsprozessen kommt der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen zu, die heute für die meisten dem Zeitgeist folgenden Unternehmen Standard sind. Sie werden nicht nur in großen, globalen Unternehmen und Konzernen, sondern auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen eingesetzt. Der Kernaspekt für ein effektives und effizientes Geschäftsprozessmanagement in einer Firma ist jedoch die Auswahl des richtigen Werkzeugs zur Verwaltung und Automatisierung von Prozessen. Diese Art von Software sollte schnell auf Änderungen in der Geschäftsumgebung des Kunden reagieren und es ermöglichen, den Zugriff auf die Anwendung zu ändern, neue Zugriffsrechte zu vergeben und Workflow-Instanzen (auch die bereits ausgeführten) zu aktualisieren. Eine wichtige Funktionalität eines guten Geschäftsprozessmanagement-Systems ist auch die Fähigkeit, Geschäftsanwendungen, deren Lebenszyklus bereits abgelaufen ist, ohne das Risiko eines Datenverlusts sicher zu archivieren.
Ein Geschäftsprozessmanagement-System sollte sich auch durch Flexibilität auszeichnen – einfach zu skalieren sein und sich problemlos in andere in der Firma implementierte Systeme integrieren lassen. Der Vorteil besteht auch in der Berichtsfunktion, dem Hinzufügen von Anhängen und Anweisungen für Benutzer, der Wiederverwendbarkeit von Mechanismen, der Selbstdokumentation und der Verfügbarkeit der Änderungshistorie. Die Implementierung einer solchen funktionalen fortschrittlichen, standardisierten und maßgeschneiderten Lösung im Unternehmen ermöglicht ein effektives Management aller darin ablaufenden Prozesse und deren Optimierung im Hinblick auf sowohl aktuelle als auch zukünftige Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens. Durch dieses zeitsparende und ressourcenschonende Vorgehen steigt das Unternehmen auf eine ganz neue Ebene auf.
