Was genau sind virtuelle Datenräume?

Ein virtueller Datenraum - auch als „Virtual Data Room“ oder VDR bezeichnet - ist ein online zugängliches Archiv. Ein Datenraum enthält sensible Daten, die jederzeit und von überall eingesehen und bearbeitet werden können.

In vielen Unternehmen gehört die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten zum Alltag. Virtuelle Datenräume revolutionieren die Arbeit in Branchen wie dem Finanzsektor, der Immobilienwirtschaft und im Bereich der Mergers & Acquisitions (M&A). Ein Datenraum für IPO schont Ressourcen und spart viel Zeit. Denn: Abhängig vom Projekt können alle Beteiligten gleichzeitig auf wichtige Dateien zugreifen.

Wer braucht virtuelle Datenräume?

Eine digitale Datenraum-Anwendung eignet sich für alle Situationen, in denen hochsensible Daten für eine Mehrzahl von Nutzern absolut zuverlässig und sicher zur Verfügung gestellt werden müssen.

Unter anderem profitieren folgende Geschäftsbereiche von virtuellen Datenräumen:

Im Rahmen von Due-Diligence-Prozessen:

• Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• M&A-Professionals und Corporate-Finance-Berater
• Beteiligungsgesellschaften & Banken
• Immobiliengesellschaften/Real Estate/Architektur-/Ingenieurbüros

Ansonsten:

• Berufsgeheimnisträger jeder Art (geheimer und revisionssicherer Dokumentenaustausch)
• Forschung & Entwicklung, Gremienkommunikation, Projektentwickler und Dezentrale Projektteams (sichere Bereitstellung hochsensibler Dokumente)
• Öffentliche Verwaltung (Government-to-Business-Kommunikation)

Dokumentation bei Immobilien

Bei Immobilien-Projekten müssen Projektmanager viele Unterlagen verwalten. Dabei sollen Baupläne oder Dokumentationen für verschiedene Akteure zugänglich sein. In digitalen Datenräumen können ausgewählte Partner die für sie notwendigen Schriftstücke abrufen. Die Informationen stehen zentral zur Verfügung und sind schnell auffindbar. Nach dem Abschluss eines Projektes bleiben die Inhalte erhalten: Im digitalen Archiv werden alle Dokumente für den späteren Zugriff gespeichert.

Kommunikation im Vorstand

Geschäftsberichte, Bilanzen oder Diskussionspapiere zur PR-Arbeit: Die Kommunikation in der Geschäftsleitung eines Unternehmens oder auf der Ebene des Vorstands benötigt einen sicheren Ort. Ein virtueller Datenraum sichert den schnellen und örtlich unabhängigen Zugriff auf vertrauliche Dateien. Dies ist heute besonders wichtig, weil viele Unternehmen mittlerweile ortsunabhängig geführt werden.

Mergers & Acquisitions

Der Verkauf eines Unternehmens ist ein komplexer Prozess, bei dem Fristen eingehalten werden müssen. Ein sicherer Datenraum vereinfacht das ganze Verfahren und bietet zusätzliche Sicherheit: Einzelne Ordner oder Unterlagen lassen sich nämlich mit unterschiedlichen Rechten zum Lesen, Löschen oder Bearbeiten versehen. Anders als bei einem physischen Datenraum sind also nur bestimmte Inhalte abrufbar.

Woran erkennt man einen guten Datenraumanbieter?

Ein virtueller Datenraum kann also gute Dienste in einem Unternehmen leisten. Doch welche Datenraumanbieter sind empfehlenswert?

Server-Standort in Deutschland

Datenraum-Anbieter gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Viele davon sitzen im Ausland und versprechen Leistung und Sicherheit zum Teil zu sehr günstigen Konditionen. Doch hier ist Vorsicht geboten:  Die Gefahr ist hoch, dass Daten an unbefugte Dritte, zum Beispiel Nachrichtendienste, weitergegeben werden oder diese Dienste direkten Zugriff auf die wertvollen Daten haben. Für ein Unternehmen kann dieser Umstand fatale Folgen haben und eventuell sogar den Ruin bedeuten. Der Serverstandort ist daher von entscheidender Bedeutung. Für ein Unternehmen in Deutschland ist ein kompetenter Anbieter im eigenen Land sehr empfehlenswert.

Hochleistungsserver und Cloud-Anwendung

Ein guter Datenraumanbieter ist in der Lage, einem Unternehmen Hochleistungsserver zur Verfügung stellen. Außerdem garantiert er deren Ausfallsicherheit. Dem Kunden steht eine Cloud-Anwendung zur Verfügung, die sicher und einfach zu bedienen ist und zwar über jeden Browser und jedes Endgerät. 

Kostentransparenz und Service

Anfallende Kosten sind für den Kunden bei einem guten Provider für Datenräume stets transparent. Und last but not least sollte der Anbieter einen Kunden-Support rund um die Uhr anbieten.

Fazit

Virtuelle Datenräume helfen Unternehmen sensible Dokumente sicher aufzubewahren und bieten den Komfort, ortsunabhängig darauf zugreifen zu können. Bei der Auswahl eines Datenraumanbieters sollte man möglichst auf einen Provider mit deutschem Standort setzen.