Software-Inventarisierung bietet Unternehmen Sparpotenzial
07.02.2023 | 14:32
In vielen Bereichen steigende Kosten zwingen Verantwortliche von Unternehmen zur permanenten Optimierung von Arbeitsprozessen. Software-Inventarisierung ist dabei für viele Firmen zu einem wichtigen Faktor geworden. Kurz gesagt geht es dabei darum, dass sämtliches Inventar, Arbeitsmittel – aber auch Softwareprodukte eines Unternehmens – digital erfasst werden.
Durch die IT-Inventarisierung haben Verantwortliche einen vollständigen Überblick, wo sich Assets befinden und in welchem Zustand sie sind. Zu den auf dem Markt sehr verbreiteten Lösungen zählt die des Schweizer Anbieters Timly. DAX-Unternehmen wie Siemens, Bayer und BASF setzen auf die Lösung des Softwareunternehmens aus Zürich. Dessen Inventarisierungssoftware weist einen bemerkenswerten Funktionsumfang auf.
Der praktische Einsatz einer Inventarisierungssoftware
Das Konzept von Timly basiert darauf, dass jegliche Assets damit erfasst werden können. Dafür sorgen flexible Container-Objekte, denen die notwendigen Parameter zugeordnet werden. Bei manchen Assets sind dies zum Beispiel nur Hersteller und Standort. Für komplexere Arbeitsmittel lassen sich beliebige Informationen ergänzen. Hierzu zählen etwa Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle und Wartungshinweise.
Die Kennzeichnung der Assets erfolgt mit einem QR-Code. Dieser wird in der Folge eingescannt, um das Profil des Arbeitsmittels aufzurufen. Je nach erforderlicher Berechtigung können Mitarbeiter die erfassten Daten einsehen, ändern und ergänzen.
Für den flexiblen Zugriff sorgt die Ablage in einem von Timly gehosteten Cloudspeicher. Hierdurch ist gewährleistet, dass Mitarbeiter von allen erdenklichen Standorten auf den Datenbestand zugreifen können. Es ist lediglich eine Internetverbindung notwendig. Den Komfort erhöht eine für Mobilgeräte optimierte App.
So wird durch Inventarisierung IT-Hardware effektiver genutzt
Ein gutes Beispiel dafür, wie IT-Inventarisierung Kosten spart, ist die Verwaltung von IT-Ressourcen. Durch anhaltenden Mangel bestimmter Rohstoffe und damit verbundenen Lieferengpässen werden Artikel teurer und knapper. Es ist üblich geworden, dass Anbieter Produkte nicht liefern können.
Eine Inventarisierungssoftware wie Timly erfasst lückenlos alle im Einsatz befindlichen IT-Assets. Sie lassen sich Mitarbeitern, Orten, aber auch anderen Gegenständen zuordnen. So kann ein kompletter Arbeitsplatz digital abgebildet werden. Das ermöglicht eine standortübergreifende Disposition vorhandener Hard- und Software. Es ist permanent abrufbar, welche Geräte sich an welchem Ort befinden.
Auch die Erfassung von fest verbauten SNMP-Geräten stellt kein Problem dar. Nicht genutzte Assets werden einfach lokalisiert, persönliche Verantwortlichkeiten sorgen für einen sorgsameren Umgang mit Arbeitsmitteln. Insbesondere wenn fehlende IT-Ressourcen Arbeitsprozesse zu behindern drohen, kann mit der 360-Grad-Übersicht auf vorhandene Mittel teurer Arbeitsausfall verhindert werden.
Vorteil bei der Verwaltung komplexer Software-Umgebungen
In Konzernen werden kaum noch klassische Arbeitsplätze betreut. Vielmehr ist die IT-Umgebung in der Regel geprägt von Microsofts Active Directory mit rollenden Profilen, Cloud-Umgebungen und virtuellen Maschinen. Die Lizenzierung verwendeter Software-Assets reicht von vergleichsweise starren On-Premise-Modellen bis hin zu Volumenlizenzen, etwa die des Microsoft Office 365.
Mit Timly ist es einfach, bei der Software-Inventarisierung für jegliche dieser Lizenzvarianten den passenden Container zu „basteln“. Durch die Verknüpfungsmöglichkeit von Arbeitsmitteln untereinander, ist es auch keine Herausforderung, installierte Softwareprodukte einem anderen physisch nichtexistierenden Asset zuzuweisen.
Da jedes Asset in der Software-Inventarisierung über eine optionale Terminverwaltung verfügt, lassen sich auch zeitlich befristete Lizenzen übersichtlich verwalten. Rechtzeitig vor Ablauf werden die Verantwortlichen per E-Mail an die anstehende Verlängerung erinnert.
Bei der digitalen Inventarisierung lassen sich nicht nur physische Assets, sondern auch Software-Lizenzen verwalten. (Copyright: Timly Software AG)
Vorteil Inventarisierung Software: Open-Source
Open-Source-Software ist in vielen Bereichen eine echte Alternative. Linux ist aus dem Server-Umfeld nicht wegzudenken. Die freien Webserver Apache und Nginx sind zum Standard geworden. Im Gegensatz zu proprietären Angeboten obliegen das Überwachen und Einspielen von Patches und Updates meist den lokalen Administratoren.
Eine Software-Inventarisierung ist gerade in heterogenen Umgebungen Gold wert. Der Administrator kann jederzeit mittels einfacher Filterung in Timly feststellen, wo eine bestimmte Software installiert ist. Zudem ist es ihm in der Software-Inventarisierung möglich, wichtige Informationen wie Versionsstände zu hinterlegen und zu aktualisieren.
Die Verwendung von Freeware hat weitere Besonderheiten. Neben der Verantwortlichkeit für Aktualisierungen und Sicherheits-Updates kommen häufig noch inhaltliche Einschränkungen hinzu. So kann es Vorgaben bezüglich der Nutzung oder des Nutzerkreises geben.
Abhilfe schafft auch hier die Software-Inventarisierung. Besonderheiten werden mit Timly gleich bei der ersten Inventarisierung erfasst. Der Nutzer kann durch Aufruf des Profils eines ihm zugewiesenen Endgerätes mit einem Blick die installierte Software und eventuelle Lizenzeinschränkungen in der Software-Inventarisierung sehen.
Inventarisierung und Inventur
Seine Stärken spielt eine Inventarisierungssoftware naturgemäß dann aus, wenn Informationen über das erfasste Inventar benötigt werden. Timly überrascht auch beim Thema Inventur mit besonderen Features.
Da wäre zunächst der Inventur-Modus. Dieser verwandelt jedes Smartphone oder Tablet mit Timly-App in ein MDE-Gerät. Durch Einscannen des QR-Codes eines real existierenden oder virtuellen Assets ist dieses bereits für die Inventur erfasst.
Ganz neu ist die Funktion der Selbstinventur. Diese hat Timly gemeinsam mit dem Unternehmen SodaStream entwickelt. Sie trägt dem Umstand Rechnung, dass seit den Pandemie-Zeiten das Home-Office zur Normalität geworden ist und viele Mitarbeiter ihr Büro nur noch sporadisch aufsuchen.
Mit Timly können Verantwortliche eine Einladung zur Selbstinventur an alle Mitarbeiter versenden. Diese scannen in einem vorgegebenen Zeitraum das ihnen zugewiesene Arbeitsmaterial sowie Software in der Inventarisierung ein. So läuft die Inventur sozusagen nebenbei – ohne Arbeitsprozesse zu stören.
Optimierung von Abläufen durch Inventarverwaltung
Unternehmen aus verschiedensten Geschäftsfeldern haben eines gemeinsam: sie sind auf funktionierende Arbeitsmittel und vorhandenes Material angewiesen. Das gilt im Besonderen für Hardware und Software. Die softwarebasierte Inventarverwaltung bietet hier enormes Potenzial zur Optimierung von Abläufen. Das Paradebeispiel ist die anspruchsvolle Software-Inventarisierung.
Der ganzheitliche Ansatz einer Inventarverwaltung Software wie Timly sorgt dafür, dass Verantwortliche permanent einen vollständigen Überblick auf vorhandene Assets und deren Wirtschaftlichkeit haben. Börsennotierte Firmen wie Bayer, Siemens oder BASF machen sich dies ebenso zu Nutze, wie kleine und mittelständische Unternehmen jeglicher Branchen. – Wer Assets zu verwalten hat, der hat Einsparungspotenzial in Sachen Inventarisierung.