Die großen Produktivitäts-Apps verschärfen ihre Freemium-Strategie. Während Slack, Notion und Co. ihre kostenlosen Versionen mit mehr Grundfunktionen ausstatten, werden die wirklich intelligenten Features immer stärker hinter der Bezahlschranke versteckt. Das Kalkül dahinter? KI als der neue Monetarisierungs-Motor.

Slack lockert bei Basis-Features, KI bleibt Premium

Salesforce hat seine Slack-Strategie geschärft: Alle Kunden erhalten künftig die kostenlose Slack-Version mit direkten CRM-Integrationen. Das bedeutet Teams können nun ihre Kundendaten direkt in Slack-Kanälen bearbeiten – ohne zusätzliche Kosten.

Doch wo Salesforce gibt, nimmt es anderswo. Die fortschrittlichen KI-Funktionen von Slack – automatische Gesprächszusammenfassungen, intelligente Meeting-Notizen und tägliche Updates – bleiben weiterhin den bezahlten Pro- und Business+-Tarifen vorbehalten.

Die kostenlosen Nutzer müssen sich weiter mit den klassischen Einschränkungen arrangieren: nur 90 Tage Nachrichtenverlauf, maximal zehn App-Integrationen und ausschließlich Einzel-Videoanrufe.

Microsoft Teams rüstet bei Sicherheit auf

Auch Microsoft hat 2025 kräftig an seiner kostenlosen Teams-Version geschraubt. Die jüngsten Updates bringen eine kompaktere Chat-Ansicht, mehrfache Emoji-Reaktionen und eine eingebaute Rechtschreibprüfung.

Besonders interessant: Microsoft hat die Sicherheitsfeatures deutlich verstärkt. Schutz vor bösartigen URLs und das Blockieren unsicherer Dateitypen sind nun auch für Gratis-Nutzer verfügbar.

Den mächtigen Copilot-Assistenten gibt es aber nur gegen Aufpreis mit den Microsoft 365-Abonnements.

Notion dreht bei KI den Hahn zu

Notion hat im Mai seine KI-Strategie radikal geändert. Neue Nutzer der kostenlosen und Plus-Tarife erhalten nur noch eine einmalige Testphase von 20 KI-Antworten. Damit können sie Dokumente zusammenfassen, Inhalte erstellen oder Informationen extrahieren lassen.

Ist das Kontingent aufgebraucht, war's das – ohne monatliches Reset. Wer weiter KI nutzen will, muss auf Business oder Enterprise upgraden. Ein klarer Bruch mit der bisherigen Praxis, wo KI als separates Add-on verfügbar war.

Die Kernfunktionen bleiben großzügig: unbegrenzte Seiten und Blöcke für persönliche Nutzer. Nur die intelligenten Features kosten extra.

Task-Manager setzen auf bewährte Grenzen

Asana bleibt bei seinem bewährten Modell: Teams bis zehn Personen können unbegrenzt Aufgaben, Projekte und Dateien verwalten. Listen-, Kanban- und Kalenderansichten sind inklusive.

Die Bezahlschranke greift bei KI-Tools, Workflow-Automatisierung und erweiterten Berichten – klassische Business-Features eben.

Trello zeigt sich weiter spendabel: unbegrenzte Karten, bis zu zehn Boards pro Arbeitsbereich und beliebig viele Power-Ups für Integrationen. Nur bei der Automatisierung wird der Hahn zugedreht: 250 Befehle pro Monat, dann ist Schluss.

Die Rechnung geht auf

Branchenanalysen zeigen: Unternehmen können ihre Produktivität um bis zu 40 Prozent steigern, wenn sie KI effektiv für Automatisierung und Entscheidungsfindung einsetzen. Das rechtfertigt höhere Preise.

Die Anbieter haben eine clevere Falle gebaut: Die kostenlosen Versionen sind funktional genug, um unverzichtbar zu werden. Gleichzeitig demonstrieren sie ständig, was mit KI möglich wäre.

Die nächsten 12 bis 18 Monate dürften diese Kluft zwischen Standard- und Intelligenz-Features weiter vertiefen. Einfache KI-Hilfen wie bessere Rechtschreibprüfung könnten in die Gratis-Versionen wandern. Die wirklich transformativen Fähigkeiten – kontextbewusste Unternehmenssuche, automatische Meeting-Protokolle, vorausschauende Workflow-Generierung – bleiben aber Premium.

Die Botschaft ist klar: Wer in der digitalen Produktivität mithalten will, kommt um KI-Abos nicht herum.