Die Produktivitäts-Software für Windows erlebt 2025 eine Revolution: Künstliche Intelligenz organisiert nicht mehr nur Aufgaben, sondern arbeitet aktiv mit. Programme wie Notion und Trello verwandeln sich von digitalen Helfern zu echten Teampartnern – ein Wandel, der das Arbeiten grundlegend verändert.

Notions KI-Agenten: Der autonome Arbeitspartner

Den größten Sprung wagte Notion im September 2025 mit seinen KI-Agenten. Diese funktionieren wie vollwertige Teammitglieder: Man gibt ihnen ein Ziel vor, und sie entwickeln eigenständig die nötigen Arbeitsabläufe. Dabei bearbeiten sie mehrere Seiten gleichzeitig, verwalten Datenbanken oder erstellen strukturierte Inhalte – Aufgaben, die Menschen Stunden oder sogar Tage kosten würden.

Für Notion lösen diese Agenten ein Kernproblem moderner Wissensarbeit: die Zeitverschwendung durch Koordination und Routine-Tätigkeiten. Bestehende Notion-AI-Abonnenten erhielten automatisch Zugang zu den neuen Funktionen. Anpassbare Agenten sollen noch in diesem Jahr folgen.

Trello neu erfunden: Intelligente Aufgabenfindung

Atlassian konterte im Mai 2025 mit einer kompletten Trello-Überarbeitung. Der Trello Inbox sammelt jetzt Aufgaben aus Slack, Microsoft Teams und E-Mails an einem zentralen Ort. Die KI-gestützte Quick Capture-Funktion analysiert dabei Nachrichten und E-Mails automatisch, um Aufgaben, Termine und Prioritäten zu extrahieren.

Besonders clever: Der neue Trello Planner verbindet Google- oder Microsoft-Kalender und lässt Nutzer Aufgaben per Drag-and-Drop als Arbeitszeit blockieren. Aus dem simplen Kanban-Board wird so eine umfassende Produktivitätszentrale.
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Bewährte Tools: Todoist und Microsoft To Do im Aufwind

Während andere mit KI-Features Schlagzeilen machen, perfektionieren etablierte Anbieter ihre Grundfunktionen. Todoist verbesserte im Oktober 2025 die Kennzeichnung wiederkehrender Erinnerungen und die Kalenderansicht. Kleine Schritte, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Microsoft To Do punktet weiterhin mit seiner nahtlosen Outlook-Integration: Markierte E-Mails werden automatisch zu Aufgaben, die "Mein Tag"-Funktion hilft bei der täglichen Fokussierung. Für Unternehmen im Microsoft-Universum bleibt es oft unverzichtbar.

Der 12-Milliarden-Euro-Markt verändert sich

Diese Entwicklungen spiegeln einen Branchentrend wider: KI ist vom netten Extra zum entscheidenden Wertversprechen geworden. Der globale Markt für Produktivitäts-Apps erreichte 2025 über 10,5 Milliarden Euro – und KI-Funktionen prägen mittlerweile einen Großteil neuer Features.

Das hybride Arbeiten verstärkt diese Nachfrage zusätzlich. Teams brauchen ausgefeiltere digitale Werkzeuge für reibungslose Zusammenarbeit. Notions Sprung von KI-Vorschlägen zur autonomen Ausführung markiert dabei einen Wendepunkt: Software wird vom Werkzeug zum Kollegen.

Was kommt als Nächstes?

Die Zukunft gehört der Hyper-Personalisierung: KI-Tools werden bald Arbeitsrhythmen und sogar Stimmungen erkennen, um passende Aufgaben zur optimalen Tageszeit vorzuschlagen. Die Agenten werden spezialisierter und lernen kontinuierlich aus Nutzerinteraktionen.

Der Trend zur einheitlichen Arbeitsplattform wird sich verstärken – wer das intelligenteste und nahtloseste Nutzererlebnis bietet, gewinnt den Kampf um die digitale Kommandozentrale der Arbeitswelt.