Das Ende einer Ära bei Microsoft ist besiegelt: Die traditionellen Windows-Apps für Mail und Kalender sind Geschichte. Seit Jahresbeginn 2025 müssen Millionen Nutzer auf das neue Outlook für Windows umsteigen – ob sie wollen oder nicht. Parallel rollt der Konzern eine Sammlung neuer Microsoft 365-Begleit-Apps aus, die das Arbeitserlebnis revolutionieren sollen.

Zwangsmigration: Aus für beliebte Standard-Apps

Der Schlussstrich war radikal: Am 31. Dezember 2024 stellte Microsoft offiziell den Support für die eingebauten Windows-Apps Mail, Kalender und Kontakte ein. Wer seit dem 1. Januar 2025 versucht, E-Mails über die alten Programme zu versenden oder Termine zu verwalten, wird automatisch zum neuen Outlook weitergeleitet.

Die Strategie dahinter ist klar: Microsoft macht Nägel mit Köpfen. Neue Windows 11-Geräte haben das neue Outlook bereits als Standard-Mail-Client vorinstalliert. Für die große Nutzergruppe auf Windows 10 erfolgte die Verteilung im Februar 2025 über das monatliche Sicherheitsupdate.

Die Reaktionen der Nutzer fallen gemischt aus. Viele hatten sich an die Einfachheit der alten Apps gewöhnt und empfinden den Wechsel als Bevormundung.

Anzeige: Zwangsumstieg auf das neue Outlook und Probleme bei Einrichtung, Synchronisation oder Performance? Der kostenlose Praxis-Guide zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Konten korrekt einrichten, Daten sicher übernehmen und typische Stolperfallen vermeiden – inklusive Smartphone-Sync. Plus: Outlook-Spezialkurs mit Zeitspar-Tipps für Mails, Kalender und Aufgaben. Jetzt Outlook-Anleitung gratis herunterladen

Neue Begleit-Apps: Microsoft 365 direkt in der Taskleiste

Zeitgleich startet Microsoft einen zweiten Schachzug, der vor allem Geschäftskunden betrifft. Die neuen Microsoft 365-Begleit-Apps für Windows 11 bringen schlanke Anwendungen für Kontakte, Dateisuche und Kalender direkt in die Taskleiste.

Das Konzept dahinter: schnelle Produktivität ohne Ablenkung. Nutzer können anstehende Termine einsehen oder Firmenkontakte durchsuchen, ohne aufwendige Programme zu öffnen. Die automatische Installation erfolgt bei entsprechenden Microsoft 365-Lizenzen, IT-Administratoren können die Apps jedoch zentral verwalten oder deaktivieren.

Der Rollout begann Mitte 2025 für Geschäftskunden im Preview-Kanal und wird schrittweise ausgeweitet.

Anzeige: Während Microsoft 365 immer tiefer ins System rückt: Wussten Sie, dass Sie Word, Excel & Co. auch völlig kostenlos nutzen können? Ein Gratis-Report erklärt den offiziellen Weg zu Office im Web – legal, ohne Installation und mit OneDrive-Speicherung und Zusammenarbeit. Ideal, wenn Sie kein Abo möchten. Jetzt kostenlosen Office-im-Web-Guide sichern

Neue Outlook-Generation: KI trifft auf einheitliche Oberfläche

Das neue Outlook für Windows ist das Herzstück von Microsofts Langzeitstrategie "Project Monarch" – einem Plan für einen einheitlichen E-Mail-Client auf allen Geräten. Die webbasierte Technologie ermöglicht schnellere Updates und ein konsistentes Design über alle Plattformen hinweg.

Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick:
- Moderne, vereinfachte Benutzeroberfläche
- Einheitlicher Posteingang für mehrere E-Mail-Konten (auch Gmail und Yahoo)
- Tiefe Integration mit Microsoft To Do und anderen Office-Diensten
- KI-gestützte Funktionen durch Copilot: automatische Zusammenfassungen langer E-Mail-Threads und Unterstützung beim Verfassen von Nachrichten
- "Mein Tag"-Ansicht kombiniert E-Mails, Kalender und Aufgaben

Kritik und Herausforderungen bleiben bestehen

Doch die Transformation verläuft nicht reibungslos. Power-User vermissen Funktionen des klassischen Desktop-Outlooks, kritisieren die schwächere Offline-Unterstützung und bemängeln Performance-Probleme.

Ein besonderes Problem für Unternehmen: Das neue Outlook unterstützt keine traditionellen COM-Add-ins mehr. Entwickler müssen ihre Integrationen auf moderne Web-Add-ins umstellen – ein kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess.

Was kommt als Nächstes?

Die Umstellung ist noch lange nicht abgeschlossen. Während Mail und Kalender bereits Geschichte sind, läuft die Migration vom klassischen Win32-Outlook deutlich langsamer. Microsoft plant die vollständige Ablösung erst zwischen 2029 und 2030.

Für Geschäftskunden beginnt die Pflicht-Migration gestaffelt: Microsoft 365 Enterprise-Konten müssen ab dem 1. April 2026 auf das neue System wechseln.

Die Begleit-Apps werden vermutlich weiterentwickelt und um zusätzliche Schnellzugriffe auf die Microsoft 365-Suite erweitert. Microsoft investiert weiterhin massiv in die Verbesserung des neuen Outlooks, um Funktionslücken zu schließen und die Performance zu optimieren.

Eines ist sicher: Der Konzern drängt seine Nutzer konsequent in Richtung einer integrierten, Cloud-zentrierten Arbeitsweise – ob diese bereit dafür sind oder nicht.