Arbeitszeiterfassung in der Cloud
24.11.2022 | 13:33
Viele Unternehmen verlassen sich bei der Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter auf schriftliche Aufzeichnungen oder Excel-Tabellen. Auf lange Sicht sind diese Lösungen jedoch ineffizient und nicht skalierbar. Ein Großteil der Kosten eines Unternehmens macht die Arbeitszeit aus. Es braucht eine Lösung, die hilft zu verstehen, wie diese Stunden verbracht werden und wie hoch die tatsächlichen Arbeitskosten sind.
Sicherheit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit dank Cloud
Unabhängig davon, ob Arbeitskräfte vom Home-Office aus, am Arbeitsplatz im Unternehmen oder im Hybrid-Modell arbeiten, brauchen sie eine sichere und zugängliche Erfassung der Arbeitszeit. Cloud-Lösungen für Unternehmen setzen auf KI-gesteuerte Selbstbedienungsfunktionen und berührungslose Zeiterfassungsfunktionen. Für Remote-Arbeiter bedeutet dies eine genaue Zeiterfassung für Projekte und Freistellungen beispielsweise über eine App. Die skalierbare Anwendung macht fehleranfällige manuelle Prozesse überflüssig.Die intuitive Benutzeroberfläche für Webplattformen und mobile Geräte sorgt für eine reibungslose Einführung mit geringem Schulungsaufwand. Warnungen und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Einreichung und Genehmigung von Stundenzetteln transparent, pünktlich und online erfolgt.
Cloud-basierte Zeiterfassungssysteme für Fernarbeiter
Ein einheitliches System zur Unterstützung globaler Arbeiter kann den Talentpool für Fernarbeit öffnen. Unternehmen können so die besten Talente unabhängig von ihrem Standort einplanen. Das bedeutet, dass diese Firmen eine Lösung benötigen, mit der sie die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Arbeitskräfte mobil von überall und zu jeder Zeit verwalten können. Das System muss alle spezifischen Anforderungen eines Standorts oder einer Gruppe erfüllen. Außerdem ist eine nahtlose Integration mit Personal-, Gehaltsabrechnungs- und Lohn-Tools sinnvoll. So können wichtige Zeit- und Anwesenheitsdaten der Beschäftigten gemeinsam genutzt werden, um Zahlungen pünktlich und ohne Fehler zu verarbeiten.
Erleichterter Zugriff auf Daten
Mit einem Cloud-basierten Zeiterfassungssystem können Arbeitskräfte weltweit über Webbrowser und mobile Geräte von jedem Ort aus und in jedem gewünschten Format die Zeiterfassung vornehmen. Unternehmen erfassen die genaue Zeit für jedes Teammitglied, ob freigestellt, nicht freigestellt, in Teilzeit oder remote. Und das auf dem Gerät ihrer Wahl. Die Zeiterfassungslösung in der Cloud ist zudem in der Lage, fehlerhafte Datensätze zu erkennen. Fehler bei der Zeiterfassung sind häufig und wirken sich auf die Rechnungsstellung, die Gehaltsabrechnung und letztlich auf den Gewinn aus. Dies kann Unternehmen vor Probleme stellen, sei es die Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeiten oder ein unvollständiges Verständnis darüber, wohin die Arbeitskosten fließen. Eine effektive Zeiterfassung ist das Herzstück einer korrekten Gehaltsabrechnung. Gesetze, Tarifverträge oder Branchenpraktiken können die Anzahl der Stunden, die ein Beschäftigter arbeiten darf, und die Höhe seiner Vergütung einschränken. Daher benötigen Sie eine Lösung, die flexibel ist und mit der Sie Ausnahmen, Validierungen und Anpassungen von Arbeitszeiten auf einer einheitlichen Plattform verwalten können.
Echtzeit-Informationen auf einen Blick
Immer mehr Unternehmen setzen auf eine Zeiterfassungslösung, die Vorgesetzten und Managern Echtzeit-Updates über Zeiteinträge und eingereichte Freistellungen liefert. Dynamische Genehmigungen unterstützen eine komplexe Zeitplanung und Zeiterfassung für alle Beschäftigten und liefern validierte, fehlerfreie Zeitdaten für eine optimierte Gehaltsabrechnung und Auftragskalkulation. Sie können die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch dann automatisieren, wenn eine komplexe Zeiterfassung mit Auftragskalkulationen oder Tarifverträgen involviert ist. Die Zeiterfassung ist weit mehr als nur das Stempeln und Abrechnen. Die Anwendung von Arbeitsgesetzen durch Ihr Personal- oder Lohnbuchhaltungsteam kann mit Komplikationen behaftet sein. Damit ein Unternehmen mit mehreren Standorten reibungslos arbeiten kann, müssen Sie alle lokalen, regionalen, nationalen und internationalen Vorschriften einhalten.
Fazit
Die Cloud-basierte Zeiterfassung für Beschäftigte hat sich aus mehreren Gründen gegenüber der herkömmlichen Variante vor Ort durchgesetzt. Da die Daten in der Regel auf einem Server eines Drittanbieters gehostet werden, können Sie über einen Webbrowser von praktisch überall auf der Welt auf alle Ihre Anwendungen zugreifen. Bei einer On-Premise-Software hingegen müssten Sie sich vor Ort befinden. Die Flexibilität von Cloud-basierten Zeiterfassungssystemen ist ein Vorteil für Unternehmer, da sie nicht ständig an ihrem Arbeitsplatz sein müssen. Zweitens sind in der Cloud gehostete Zeiterfassungssysteme modern und wartungsfrei. Da das Programm über ein großes Rechenzentrum läuft, müssen Sie sich nicht um die Wartung oder die Hardware kümmern, auf der Sie sich befindet.
